Un libro corto, gratuito y necesario para quienes quieren aprovechar la tecnología en las empresas
[Importante: Este libro es en ingles]
Este es un libro diseñado por Software AG, empresa global enfocada en soluciones empresariales que aprovechen al máximo la tecnología.
Es un libro gratuito que en mi opinión cualquier persona del mundo IT o de negocios debería descargar. Aquí puedes descargarlo.
Libro obligatorio en TI y Administración
El libro es un PDF de 99 páginas, introductorio pero bastante completo en el tema de gestión de datos maestros (Master Data Management – MDM).
Lo interesante del libro es que es por su lenguaje utilizado y por los temas tratados, es posible que lo lea una persona del mundo de la tecnología (TI - Tecnología de la Información) pero también por un ejecutivo, directivo o emprendedor que quiere aprovechar al máximo lo que los datos pueden ofrecer a una organización.
Y después de leerlo no solo me doy cuenta de que es un libro fácil de leer sino que es un libro que debe leerse ¿Se han puesto a pensar que la información que está al interior de una organización es un activo que puede medirse en términos de rentabilidad? ¿Ha considerado el impacto financiero que puede darse como consecuencia de optimizar los datos y en los procesos críticos de negocio?
Definitivamente es un excelente libro que ayuda a aprovechar al máximo las tecnologías por medio de una adecuada gestión de datos maestros.
El libro tiene ocho cortos pero completos capítulos que buscan lograr que el lector
- Tenga un conocimiento introductorio pero completo del tema,
- Se motive a investigar más sobre MDM tanto desde una perspectiva IT como desde una perspectiva administrativa y
- Comprenda el excelente impacto que tiene una adecuada MDM orientada por procesos de negocio (PDMDM).
Los ocho capítulos son los siguientes:
- Wrapping your head around MDM. Capítulo introductorio y conceptual muy completo.
- Thinking about MDM from a process perspective. Excelente cruce entre procesos de negocio (administración) y MDM (tecnología).
- The Three Pillars of Process-Driven MDM. La base de MDM para garantizar una correcta implementación desde el punto de vista organizacional.
- Like Goldilocks: Finding the “Just Right” MDM Projects. Aquí de una forma completa y bastante agradable, el libro describe el ciclo de vida de un proyecto PDMDM en el contexto de una iniciativa MDM completa para la organización.
- Weed Whacking Time: Planning and Designing your first MDM Solution. Aunque no es un capítulo muy detallado, si se tratan los temas de arquitectura de la solución, y se enumeran los componentes principales de la solución MDM.
- Cha-Ching! Bottom Lining MDM and Engaging with Business Stakeholders. Aunque en los capítulos anteriores se trató mucho el tema organizacional y financiero, este capítulo se enfoca en como alinear MDM con la estrategia corporativa y como justificar su inversión en términos absolutamente financieros.
- Keeping It Cool with your CIO. PDMDM and IT. Capítulo realmente corto que busca asegurar que IT funcione alineado con el negocio. Realmente es un capítulo que podría ser más profundo pero es útil para los objetivos del libro.
- Ten Secrets to MDM Success. El libro termina con un tratado de 10 factores de éxito en MDM. Excelente capítulo que debe ser referencia para todo proyecto de IT que afecta el negocio (no solo MDM).
MDM – Master Data Management
De acuerdo con el mismo libro, “La gestión de datos maestros (MDM) es la disciplina que busca asegurar que los elementos de datos maestros son correctos y consistentes a través de toda la organización”. Y “Datos maestros son los datos (o información) clave para el negocio, refiriéndose normalmente a personas, cosas o lugares”.
Datos maestros no son datos transaccionales, ni documentos, ni metadatos (que describen los datos). Más bien se diría que los datos maestros son esos datos que son fundamentales y transversales a todos los sistemas de información de una organización. Ejemplos de datos maestros son productos, clientes y similares.
Para entender un poco más estas definiciones, consideremos que ocurre en las organizaciones de hoy donde hay sistemas de facturación, bases de datos de mercadeo, intranets y un sinnúmero de aplicaciones con niveles variados de integración, que en muchas ocasiones referencian un mismo producto ¿Hay riesgo de duplicados del mismo producto? Por supuesto que sí ¿Hay ineficiencias posibles debido a múltiples registros que se refieren a un mismo producto o cliente? También ¿Qué hacer entonces?
Allí aparece MDM, como disciplina que busca tener una buena gestión de esos datos maestros que deben estar en todos los sistemas de información y que además deben ser visibles de forma única y centralizada en sistemas de inteligencia de negocio (BI) u otros reportes.
Todos estos conceptos al final se resumen en la implementación de una solución MDM que facilita la creación, edición y eliminación de datos maestros que permiten que todos los sistemas de información tengan una clara perspectiva de los datos.
Process-Driven MDM (PDMDM)
Ahora bien, el libro parte de las definiciones de Datos maestros, MDM y a partir de conceptos de administración como estrategia, procesos, e indicadores KPI (Key Performance Indicators - Indicadores clave de desempeño), llega a la definición de PDMDM, práctica que como su nombre lo indica hace la gestión de MDM pero tomando como base los procesos de negocio, traduciéndose, en mi opinión, en tres beneficios fundamentales:
- Una correcta alineación entre TI con los objetivos de negocio.
- Una forma más adecuada de justificar una implementación MDM ante el cuerpo directivo de una organización.
- Una metodología para definir y gestionar correctamente datos maestros teniendo como base la estrategia de la organización.
MDM: Implementación desde el negocio
Uno de los temas en los que más enfatiza el libro es el hecho de que aunque un proyecto de MDM (y concretamente PDMDM) puede ser una iniciativa de TI, el dueño y directo debe ser el negocio. De nada sirve (y lo digo por experiencia propia) intentar desde TI iniciativas que afecten los procesos de negocio si los mismos dueños de los procesos no están comprometidos totalmente o convencidos del impacto de la iniciativa.
PDMDM (Process-Driven Master Data Management o Gestión de datos maestro basada en procesos): Una estrategia evaluada como asunto de negocio
En TI es común evaluar las iniciativas por indicadores propios de tecnología como disponibilidad, eliminación de duplicados, y métricas similares, pero iniciativas como MDM, deben ser evaluadas con otra óptica, más financiera y organizacional.
Aquí hay varias lecciones que deja el libro:
- ¿Qué impacto tiene MDM en el ROA (Return on Assets - Retorno sobre los activos)? Esto tomando como base una realidad que el libro deja claro, y que todo TI debe aclarar también ante el cuerpo directivo: Los datos son un activo de la organización.
- ¿El tener datos maestros optimizados tiene impacto en el capital de trabajo? En otras palabras ¿es posible medir el impacto en caja para la organización?
- Si MDM optimiza los procesos de negocio de la organización ¿significa que aumentan los ingresos operaciones o disminuyen los costos operacionales? Este tipo de preguntas son fundamentales pues decir que se redujeron los duplicados en una base de datos en un 20% pero que esto no se traduce en un impacto a nivel operacional, significa a final de cuentas que no se tiene realmente un efecto neto en la mejora de la organización, y por ende no se tiene una inversión lógica a justificarse.
Los pilares de PDMDM
El libro trata de los tres fundamentos o pilares de una correcta disciplina MDM orientada a los procesos del negocio.
- PDMDM comienza y termina con procesos. No tiene sentido optimizar registros de clientes sino se tiene claro cuál es el proceso de negocio que está siendo optimizado. Por eso siempre se comienza desde que procesos se quieren optimizar (y por ende deben estar cuidadosamente modelados y documentados), que datos son relevantes para la ejecución del proceso en cuestión y como medir el impacto después de una correcta implementación de MDM.
- MDM busca optimizar procesos. Aquí el conocimiento de procesos es fundamental, pues si el proceso no se optimiza cualquier implementación (por compleja que sea) no tendrá efecto en el negocio.
- MDM es una estrategia interdisciplinaria y por lo tanto no puede verse desde una sola óptica, sino que debe observarse desde la visión de toda la estrategia de negocio.
Justificación de MDM
Aunque el libro lo trata en toda su extensión el hecho de que MDM debe justificarse a nivel de negocio (y además ya lo he mencionado varias veces en esta reseña), vale la pena detallar una pequeña secuencia que el libro describe en cuanto a la gestión de datos maestros:
- Primero alinear MDM con la estrategia del negocio.
- MDM debe tener un caso de negocio que a nivel financiero justifique la implementación.
- Deben ser claros los indicadores (KPIs) del negocio que serán afectados.
- MDM debe también ser justificado teniendo en cuenta la gestión de riesgo sobre los activos. Y esto no es solo con auditorías que soliciten unificación de datos, sino también con el riesgo inherente a los datos al ser considerados como un activo clave que funciona como insumo para decisiones clave de negocio. Esto implica riesgos financieros, riesgos operativos, riesgos de seguridad, y riesgos regulatorios (el libro describe muy bien cada uno de estos riesgos y lo que PDMDM puede aportar para su mitigación).
Componentes de la solución PDMDM
El libro describe muy bien los componentes de la solución PDMDM. Realmente recomiendo leer el libro y analizar los diferentes servicios de Software AG, empresa productora del mismo para una mayor comprensión, pero hago una pequeña descripción a continuación de los diferentes componentes de una solución PDMDM:
- Modelo de negocio. Modelo que dirige toda la implementación. Tiene dos subcomponentes que ofrecen las dos perspectivas (organizacional e IT): Modelo de proceso y modelo de datos. Al final lo importante es que con el modelo de negocios hay una claridad que permite identificar los datos que fluyen a lo largo del proceso, con detalles que permiten saber con total certeza qué datos (modelo de datos) y qué actividades (modelo de proceso) se manejan en la organización.
- Ejecución del proceso. Es fundamental poder saber en tiempo real (o cercano a real) en donde está un proceso. ¿Puedo saber en qué estado se encuentra una compra? ¿de qué depende? ¿quién sabe? ¿qué sistema de información está involucrado?
- Datos maestros. Como resultado de tener un correcto modelo de negocio y una buena ejecución del proceso, pueden definirse cuáles serán los datos maestros y como será implementada en si misma su gestión.
Arquitecturas MDM
Ahora bien, después de todo el proceso de implementación, surge la pregunta lógica ¿Cómo se hace esto? Hay soluciones que pueden surgir como tener un sistema (o centro) MDM que tenga los datos maestros y envíen las actualizaciones a todos los sistemas de información, o al revés tener un sistema MDM que reciba las actualizaciones de los sistemas de información y dicho centro MDM se dedique a limpiar para luego servir como insumo para reportes. Pues bien, el libro describe seis alternativas interesantes y útiles en diferentes escenarios.
- Consolidación, donde el centro MDM toma los datos de los diferentes sistemas transaccionales y genera una vista unificada y limpia de los datos.
- Centralización, donde todos los datos están administrados desde un sistema centralizado que gestiona los datos de los diferentes sistemas de información.
- Registro, donde el centro MDM maneja simplemente los apuntadores o referencias a los datos reales, y por ende se necesita una lógica fuerte de limpieza y gestión.
- Hibrido, Donde el centro MDM es tanto un consolidador (alternativa 1) como un centralizador (alternativa 2), tanto los cambios hechos en los sistemas transaccionales como en el centro MDM serán visibles en su contraparte.
- Coexistencia, en este escenario los datos maestros son ingresados en los sistemas transaccionales, pero el centro MDM puede limpiar y devolver dichas limpiezas a los sistemas originales.
- “Central Deployment Hub”, escenario donde un sistema transaccional es usado como fuente dominante. Dichos datos van hacia el centro MDM y luego distribuidos a los demás sistemas de información.
Para terminar
El libro termina con 10 secretos para una correcta implementación. Aquí simplemente los enumero pero son factores de éxito para cualquier proyecto de tecnología:- Entender el problema de negocio.
- Establecer objetivos realistas.
- Mantener el alcance del proyecto claro y ajustado.
- Obtener compromisos de todos los grupos de interés desde el comienzo del proyecto.
- Entender que MDM es multidimensional y por ende debe verse desde muchas perspectivas al mismo tiempo (TI, negocio, riesgo, etc.)
- Tomar una metodología que tome como centro los procesos de negocio.
- Establecer responsabilidades claras.
- Usar tecnologías flexibles.
- Enfocarse en estándares organizacionales y en modelos reutilizables
- No olvidar gestionar el cambio (técnico y organizacional)
Conclusión
Un excelente libro que deja con ganas de más. Si eres gerente, emprendedor o persona responsable de procesos de tecnología en una empresa determinada, este es un libro obligatorio para ti.
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